Mejoras en Google Forms


Proceso Mejorado: Registro y almacenamiento de información
Tipo: Utilidad

A continuación les presentamos algunas mejoras importantes en los formularios de Google:

1. Cargar archivos adjuntos

Recientemente, Google Forms implementó la opción de subir archivos adjuntos, pero sólo aplicaba para formularios internos a nivel de una organización (no se podía usar desde cuentas de Gmail o compartir que un tercero fuera del dominio pudiese subir la información).

A partir de esta semana, la opción fue habilitada para cualquier formulario, tanto para cuentas de Gmail o de G Suite, por lo tanto, es posible cargar un archivo y el mismo quedaría almacenado en Drive y, con el link de acceso desde la hoja de cálculo con las respuestas.

Es posible: limitar el tipo de archivo, el peso y la cantidad de archivos a subir (si se pone más de uno, los links quedan separados por comas en la hoja de cálculo que almacena las respuestas).  Es una opción muy útil y que le hacía falta a los formularios.


2. Validación de Datos automática:


Si se desea capturar un email, Google automáticamente cambia la validación de datos para que la pregunta sólo acepte emails válidos.  Esto también aplica para otro tipo de validaciones.

3. Preferencias por defecto:


Es posible preestablecer que siempre se pida el correo electrónico del usuario que diligencia el formulario, hacer que las preguntas sean obligatorias desde el principio y un valor por defecto por cada pregunta de un quiz (formularios tipo quiz)

4. Nuevo tipo de Pregunta: "Cuadrícula de cuadros"


Permite que se puedan seleccionar una o varias opciones, sin ser obligatorias.


Por qué es Eficiente?
  • Por la posibilidad de mejorar procesos organizacionales y de capturar fácilmente información y archivos que quedarán protegidos en la nube de Google.
  • Tener opciones por defecto y validación de datos automática, mejorará la velocidad de creación de formularios.

Requisitos:
  • El usuario que vaya a diligenciar el formulario la información, deberá autenticarse con una cuenta de Gmail o G Suite.  De hecho, los adjuntado quedan duplicados: 1 en el drive del usuario que carga el formulario y otro en el drive del usuario propietario del proyecto (o en su defecto en el Team Drive si éste hubiese sido usado).  
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