Comparte, es más eficiente!


Proceso Mejorado: Colaboración personal u organizacional
Tipo: Utilidad

Recuerdas la época en que todo había que enviarlo como archivo adjunto, esperar que una o varias personas realizara la edición y esperar la devolución a través de un correo, un CD o una USB?

Si todavía estás haciendo las cosas según lo anterior, te contamos que tienes al menos 3 años de retraso tecnológico, pues gracias a Google Apps for Work, y en particular a Google Drive, es posible compartir cualquier tipo de archivo, sin necesidad de utilizar medios físicos como memorias USB, discos duros portátiles, CDs, etc.  En realidad, Google Drive es tu disco duro personal en la nube, con la posibilidad de compartir tus archivos, con otras personas.

Adicionalmente, existen aplicaciones web (que no se instalan en los computadores), que permiten que varios usuarios visualicen o editen simultáneamente (todos los cambios se guardan automáticamente guardando el historial de versiones) archivos como:


  • Hojas de Cálculo: puedes utilizarlas para todo tipo de contenido, desde sencillas listas de tareas hasta análisis de datos con gráficos, filtros y tablas dinámicas.
  • Documentos: Crea y edita documentos de texto directamente en tu navegador.
  • Presentaciones: Crea y edita elegantes presentaciones en tu navegador.
  • Formularios: Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios. Recopila y analiza toda la información en una Hojas de cálculo.

Nuevo: ya es posible compartir los archivos de Google Drive, impidiendo que sean descargados, impresos o crear una copia. Ver instrucciones aquí.

Otras aplicaciones diferentes de Google Apps en la nube: editores de imagen, audio y video, flujogramas, gestión de PDFs, Autocad 360, planificadores de proyectos  y miles más.

Por qué es Eficiente Compartir tus archivos a través de Google Drive?

  • Velocidad: al trabajar simultáneamente en un mismo archivo, el tiempo requerido será mucho menor al requerido trabajando individualmente, enviando y devolviendo archivos.
  • Versiones: menor tiempo para controlar las versiones de un trabajo. También, las aplicaciones de Google Apps guardan todas las versiones del documento, permitiendo encontrar y devolver fácilmente algo pasado.
  • Menos errores, menos costos: cuántas veces un documento, que fue trabajado independientemente, fue entregado con errores? qué costo representó el error?  

Requisitos:

  • Para las aplicaciones de Google Apps: tener una cuenta de Gmail o de Google Apps.
  • Para aplicaciones en la nube: crear una cuenta en cada página.
Enlaces:


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