Cómo ser más eficiente con Gmail?


Proceso Mejorado: Comunicación personal u organizacional
Tipo: Tips

Gmail es uno de los servicios de correo más usados en el mundo gracias a que es muy rápido, fácil de usar y con una gran integración de servicios adicionales de Google o de terceros (Chat, Calendario, Inbox, Complementos).

Si bien es cierto que usar Gmail es en sí más eficiente que otras herramientas (partiendo de la velocidad, menos clics, facilidad por diseño, etc), a continuación, podrás encontrar unos tips, complementos y sugerencias de configuración que te permitirán incrementar la eficiencia en Gmail:

1. Cómo puedo recibir mensajes sin estar en Gmail?

Te has enterado tarde de un nuevo email por no tener la página abierta?  O tienes múltiples cuentas de Gmail o Google Apps y no quieres tenerlas abierta permanentemente?

Solución: para usuarios de Google Chrome, Checker Plus for Gmail, es una Extensión (aplicación para el navegador), que consulta y notifica (con ventana emergente, sonido o dictado de voz, según se configure), los nuevos correos y los que están pendientes por leer, en una o varias cuentas.

2. Plantillas de acceso rápido para responder correos


Solución: en la configuración de Gmail, en la pestaña “Labs” activa la opción “Respuestas estándar”  con esta, podrás crear plantillas para crear y responder correos rápidamente.  Luego de configurado, se accede desde la parte inferior derecha de cada correo en modo de creación o respuesta:


Existen otras aplicaciones en el Chrome Web Store que permiten hacer lo anterior, llevar seguimiento de las aperturas y visualizaciones de los correos y obtener recordatorios sobre cada correo.  Aplicaciones sugeridas: SndLatr, Mail2Cloud, Yesware Email Tracking, entre otros.

3. La Bandeja de Entrada: limpia como tu escritorio

Una bandeja de entrada llena de emails es como un cajón del desorden.

Soluciones: para esta situación, hay dos opciones.  La más práctica es la primera:

a) Gmail nos permite guardar, con 1 sólo clic, uno o varios emails en el “Archivo”.  Archivar no elimina los correos.  Cuando quieras volver a buscarlos puedes seleccionar la opción “Todos” en la barra lateral izquierda o, la más fácil, emplear el buscador. La idea es mantener en la bandeja de entrada lo que está pendiente.

b) Utilizar las etiquetas de Gmail, las cuales permiten clasificar los correos por temas o proyectos.  Un correo, puede tener múltiples etiquetas y éstas pueden tener un color para la fácil identificación de los correos.  A pesar de que las etiquetas son una buena herramienta, sigue siendo más eficiente usar el “Archivo” y buscar los correos archivados en el buscador.

4. Cómo puedo dejar de ser notificado por mensajes que no son urgentes?

Cuántas veces, en los momentos de descanso, has sido interrumpido por una “Campana” que te anuncia un nuevo email?  Si se trata de algo importante, vale la pena interrumpir el descanso… pero si se trata de un email del banco que puede ser visto en otro momento, no lo justifica.

Solución: usar los Filtros de Gmail.  Un modo fácil y rápido, desde un email, se encuentra en la pestaña derecha de cada email, así: “Filtrar mensajes como este”:

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La configuración posterior, podrá hacer que, cuando lleguen emails de ciertos destinatarios, queden en la bandeja de entrada pero leídos y así no te molestarán con la notificación.

5. Necesitas firmar digitalmente un documento que te llega adjunto en un correo?

Normalmente, se deben imprimir los documentos, firmarlos y escanearlos nuevamente. Cada día es más usado firmar digitalmente los documentos, pero aún así, hay que descargarlo al computador y luego utilizar alguna herramienta de edición de PDFs, como DocHub o PDFescape.  Existe una solución más eficiente?

Solución: con HelloSign, si llega un email con un adjunto para firmar (PDF, Word, Excel, etc.), se podrá realizar la firma y respuesta con el adjunto firmado en cuestión de segundos. El plan gratuito incluye 3 firmas por mes.

Por qué los anteriores consejos son Eficientes?
  • Menos clics.
  • Menor tiempo accediendo a las aplicaciones, leyendo correos, creando y firmando documentos.
  • Mayor agilidad y velocidad de respuesta de correos corporativos.

Requisitos:
  • Tener una cuenta de Gmail o Google Apps.
  • Usar Google Chrome (para algunas de los consejos).
Enlaces:

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